Entre la prise de brief, la création de la stratégie événementielle, la conceptualisation, la recherche de partenaires, la prospection, la gestion de projet, etc. Il est rapide de se perdre en notes et en post-it. Pour gagner en productivité, voici 3 outils indispensables à tout chef de projet événementiel.
Evernote : pour accompagner vos Benchmark
Vous sortez d’un super RDV client pour l’organisation de son prochain événement MICE. Les idées commencent déjà à fuser dans votre tête.
Organisez votre pensée et votre créativité !
Evernote vous permet de créer des carnets de notes interactifs. L’outil vous offre la possibilité de lier des photos, vidéos et sites web à toutes vos idées.
Souvent, lors de la réalisation de votre stratégie événementielle, vous rencontrez de belles idées à travers votre Benchmark. Mais, n’ayant pas encore établit de positionnement créatif, vous pensez y revenir plus tard. Alors vous les notez un petit coin de votre tête ou vous les enregistrez dans vos favoris qui commencent à ressembler à une liste sans fin. Puis finalement, vous les oubliez… Dommage !
En utilisant Evernote, vous indiquez votre idée de manière organisée. Vous pouvez y ajouter le lien pour vous permettre ainsi de revenir facilement sur le site d’origine. Une idée en entraînant une autre, vous offrez à votre créativité un outil sur lequel elle peut compter et vous proposez à votre client un événement créatif qui sors de l’ordinaire et qu’il n’est pas prêt d’oublier.
De plus, Evernote peut s’utiliser de manière collaborative ! Ainsi en partageant nos notes, vous permettez à vos collègues de travailler avec vous et d’y inclure leurs trouvailles pour toujours plus de bonnes idées.
Streak : suivre ses envois de mail
Rédigez, cliquez, envoyez… puis relancez, encore et encore ! Souvent, suite à l’envoi de vos mails, vous finissez par attendre longtemps que votre interlocuteur vous répond ? Vous hésitez alors en vous demandant s’il a bien reçu votre message ? A-t-il bien été ouvert ? Ou alors l’as t’il ouvert puis tout simplement oublié.
Streak est un outil génial qui offre une visibilité sur l’état de vos mails envoyés.
Cet outil, lié à Gmail, vous permet de savoir si votre mail a été lu, combien de fois et à quel moment. Ainsi, si vous voyez que votre mail est passé entre les mails du filet et que son destinataires ne l’as pas ouvert, vous pouvez prévoir votre relance d’une manière plus efficace !
Une vraie révolution pour tout chef de projet événementiel dont on devient vite accro.
Trello : votre meilleur allié dans la gestion de projet événementiel
Votre proposition a été validée par votre client et vous commencez maintenant sa mise en œuvre ? Scénographie, restauration, photographe, techniques, communication, gestion des invitations… Vous savez que la liste des tâches pour mener à bien votre projet est longue !
Soyez rigoureux et ne passez pas à côté d’un allié formidable dans la gestion de votre projet.
Trello est le meilleur ami du chef de projet événementiel et vous permet de créer des tableaux (chez PEPI Event, chaque tableau correspond à un projet) puis d’y incorporer des listes. Chaque liste correspond à une prestation que vous allez pouvoir ensuite décliner dans tous ses aspects.
Par exemple, pour la gestion des invitations d’un événement (liste) vous pourrez ainsi créer les tâches suivantes : création du mailing, importation de la liste des invités, validation du mailing par le client, premier envoi, relance n°1, etc.
De plus, chaque tâche peut être préparée avec précision ! Vous pouvez y préciser une échéance, son acteur, y lier des documents ou des liens… La liste des possibilités est infinie !
Toujours avec notre exemple « gestion des invitations d’un événement », sur la tâche « liste des invités » vous pourrez : préciser le nom de la personne en charge de vous fournir la liste, à quelle date elle doit être importée pour respecter vos deadlines, les éléments à vérifier dès sa réception (vérifier les doublons, les intitulés de colonnes,…) et une fois la liste reçue, vous pourrez même l’inclure à la tâche Trello afin de la retrouver facilement.
Allez plus loin : Trello pour la gestion de projet mais aussi pour gérer son business !